Die passenden Hinweisgeberkanäle für Organisationen
Unternehmen, Organisationen und Behörden sind gefordert, aus den verschiedenen möglichen Meldekanälen eines Hinweisgebersystems die für sie passenden und effizientesten zu identifizieren. Ein Meldekanal ist dann für eine Organisation effizient, wenn dieser von hinweisgebenden Personen tatsächlich auch genutzt wird. Genutzt wird ein Meldekanal, wenn die Organisation die Meldekultur fördert. Weiter ist vorausgesetzt, dass die meldenden Personen Vertrauen in das Verfahren und die Vertraulichkeit der Meldung haben. Schliesslich sollte der Meldekanal einfach zu bedienen und leicht zu erreichen sein. Die Effizienz eines Meldekanals besteht zudem darin, dass dessen Kosten in einem gesunden Verhältnis zum Nutzen stehen. Grundsätzlich gilt, dass Organisationen unterschiedliche Meldekanäle anbieten sollten, da Menschen unterschiedlich kommunizieren.
Weitere Informationen zu Hinweisgebersystemen:
Weitere Kriterien für die Auswahl von Meldekanäle sind die mit dem Hinweisgebersystem verfolgten Ziele, die Organisationsgrösse, die bestehende Meldekultur, das finanzielle und personelle Budget sowie rechtliche Rahmenbedingungen.
Im folgenden stellen wir ausgewählte Vor- und Nachteile von Meldekanäle vor:
Keine Frage: Hinweise an eine vorgesetzte Person, einen Compliance Officer oder an eine Person aus der Personalabteilung sind für eine Organisation am effizientesten. Dieser Hinweis ist direkt und ungefiltert. Die Identität der meldenden Person ist in diesem Fall bekannt. Dies erlaubt gezieltes Nachfragen nach Sachverhalt, beteiligten Personen bzw. den Hinweis stützende Unterlagen. Ein Hinweis auf diesem Weg setzt eine etablierte und gelebte Hinweiskultur in der Organisation voraus. Meldende müssen dabei Gewissheit haben, dass ihre Meldung vertraulich behandelt wird. Sie müssen sich sicher sein, dass in gutem Glauben gemachte Hinweise keine Nachteile für sie zur Folge haben.
Web- und appbasierte Hinweisgebersysteme bieten verschiedene Vorteile: sie sind global und jederzeit verfügbar. Über sie kann die Anonymität der hinweisgebenden Person gewahrt werden – auch bei der an die Meldung anschliessenden Kommunikation. Dies setzt natürlich eine entsprechend sichere und organisationsunabhängig aufgesetzte IT-Infrastruktur voraus. Die Systeme erlauben auch, bestimmte Prozesse und Arbeitsschritte im Zusammenhang mit einer Meldung zu standardisieren bzw. zu erledigen. Gegen diese Vorteile gilt es den Aufwand der Implementierung und der Pflege des Systems sowie dessen Kosten abzuwiegen.
Die Ombudsperson ist eine sinnvolle Ergänzung zu anderen Meldekanälen eines Hinweisgebersystems. Die Ombudsperson ist eine von der Organisation mandatierte, externe und unabhängige Person. Einer der Vorteile dieses Meldekanals liegt im vertraulichen und persönlichen Kontakt der hinweisgebenden Person mit der unabhängigen Ombudsperson. Sie steht für die glaubwürdige vertrauliche Behandlung eines Hinweises. Gerade bei einer noch entwicklungsfähiger Meldekultur kann die Ombudsperson als unabhängige und persönlich ansprechbare Vertrauensperson das Melden von Compliance-Verstössen fördern.
Der Hinweis per Email hat für Organisationen den Vorteil, mit der meldenden Person in Kontakt treten zu können. Das Einrichten einer Email-Lösung ist einfach und kostengünstig. Die Bedienung durch die hinweisgebende Person bedarf keiner Erläuterungen. Dieser Meldekanal steht sowohl organisationsinternen wie -externen Personen offen. Er steht global und jederzeit zur Verfügung. Hinweisgebende Personen können im Email-System einen Nachteil sehen, da ihre Identität im Zweifel ermittelt werden kann. Ausserdem sind sie ggf. unsicher, wer im Unternehmen alles Zugriff auf die per Email eingereichte Meldung hat.
Der Vorteil von telefonischen Whistleblower Hotlines ist, dass die Organisation direkt mit der hinweisgebenden Person sprechen kann. Über diesen Kontakt kann die Organisation Vertrauen aufbauen und Informationen einholen. Bei einer anonymisierten Meldung risikiert die hinweisgebende Person allerdings, über die Stimme oder mit elektronischen Mitteln identifiziert zu werden. Telefonische Dienste sind in ihrer Erreichbarkeit zeitlich auch eingeschränkt. Eine organisationsinterne Whistleblower-Hotline setzt schliesslich eine gewisse Meldekultur in der Organisation voraus.
Die Möglichkeit zur Mitteilung eines Hinweises per Brief, z.B. durch Bereitstellen eines entsprechenden Briefkastens im Büro, kann ein weiterer Baustein im Hinweisgebersystem sein. Dieser Meldekanal empfiehlt sich am ehesten für Organisationen, die bereits über ein funktionierendes Briefkastensystem verfügen. Für Meldungen von Dritten wie Kunden, Geschäftspartnern und anderen externen Stakeholdern ist der Briefkasten kein praktikables System.