Einrichten und Betreiben eines Hinweisgebersystems      

Hinweisgebersysteme sind ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Compliance Management Systems. Sie sind das wirkungsvollste Mittel für Unternehmen, Organisationen und Behörden, um Compliance Verstösse frühzeitig zu erkennen. Ausserdem wirken Hinweisgebersysteme präventiv. Wir begleiten Sie in allen Phasen Ihres Hinweisgebersystems mit unserer praktischen Expertise. Dazu

• ermitteln wir das für Ihre Organisation effizienteste und wirksamste Meldesystem
• unterstützen wir Sie bei der Implementierung dieser Meldekanäle in Ihre bestehenden Strukturen und Prozesse
• überwachen wir die Einführungsphase und schulen Ihre verantwortlichen Mitarbeitenden
• entwickeln wir mit Ihnen eine vertrauensbildende und wirkungsvolle Kommunikation zu Ihrem Hinweisgebersystem
• entlasten wir Ihre Organisation nach Bedarf bei der Ersteinschätzung und Plausibilisierung von Hinweisen
• stellen wir sicher, dass Ihre Organisation die Anforderungen von Gesetz und Rechtsprechung an Hinweisgebersysteme erfüllen

Dies ermöglicht Ihrer Organisation

• eine wirksame Prävention vor Compliance Verstössen
• eine effiziente Früherkennung von Compliance Verstössen
• die Möglichkeit zur geordneten und diskreten internen Aufarbeitung
• die Förderung integren Verhaltens Ihrer Mitarbeitenden
• das Managen möglicher Reputationsrisiken
• Konformität mit Compliance Anforderungen Ihrer Geschäftspartner und anderer Stakeholder
• das Einhalten rechtlicher Vorgaben

Übernahme der Funktion Ombudsperson

Die Funktion der Ombudsperson (auch Ombudsman oder Ombudsstelle genannt) ist eine effiziente und kostengünstige Möglichkeit zur Meldung von Compliance Verstössen. Sie erlaubt Ihren Mitarbeitenden, vertraulich Hinweise an Ihre Organisation zu melden. Dies erhöht die Chancen auf frühzeitige Meldungen. Als unabhängige und zur Vertraulichkeit verpflichtete Rechtsanwälte übernehmen wir für Ihre Organisation die Funktion als Ombudsperson. Dazu

• unterstützen wir Sie bei der Eingliederung der Funktion in Ihre bestehenden Prozesse
• erarbeiten wir mit Ihnen die vertrauensbildende Kommunikation an Ihre Mitarbeitenden
• nehmen wir als unabhängige Rechtsanwälte Hinweise auf mögliche Compliance Verstösse (einschliesslich Diskriminierungen) für Ihre Organisation vertraulich entgegen
• entlasten wir Ihre Organisation durch eine Prüfung des eingegangenen Hinweises auf Plausibilität, durch weitere Aufklärung des Sachverhalts und durch unsere vorläufige rechtliche Bewertung
• leiten wir den Hinweis mit unserer Bewertung an die zuständige Stelle in Ihrer Organisation weiter – anonym, wenn dies von der hinweisgebenden Person gewünscht wird
• bleiben wir mit der hinweisgebenden Person in Kontakt. Wir sind somit das persönliche Bindeglied zwischen der hinweisgebenden Person und Ihrer Organisation
• unterstützen wir Ihr Unternehmen, Ihre Organisation oder Ihre Behörde beim weiteren Vorgehen, insbesondere der internen Untersuchung des eingegangenen Hinweises

Ihre Organisation profitiert so von

• der Erweiterung des Hinweisgebersystems um eine unternehmens-unabhängige Meldestelle
• einer einfachen, effizienten und kostengünstige Lösung (kostenfrei für hinweisgebende Personen)
• einer unabhängigen, vertrauenswürdigen und persönlichen Ansprechperson für hinweisgebende Personen
• der Möglichkeit zu vertraulichen und anonymen Meldungen
• dem Vorteil vertraulicher Interaktion zwischen der unabhängigen Ombudsperson und der hinweisgebenden Person
• einer reduzierten Hemmschwelle zur Meldung eines Compliance Verstosses